e-İrsaliyede Karşılaşılacak Bazı Sorunlar 3.Bölüm

Düzenlenen e-İrsaliye belgeleri GİB tarafından muhafaza edilmekte midir? Mükelleflerin ayrıca e-İrsaliyeyi muhafaza etmesi gerekir mi? E-İrsaliyelerin muhafazası üçüncü taraf kurum ve kuruluşlara yaptırılabilir mi?

Düzenlenen belgelere ilişkin olarak GİB herhangi bir muhafaza hizmeti vermemektedir. Muhafaza ve ibraz mükellefin sorumluluğunda olup, dileyen mükellefler muhafaza işlemi için Başkanlığımızdan izin alan saklamacı kuruluşlar veya diğer elektronik arşivleme hizmeti veren kurumlardan (datacenter vb.) hizmetten yararlanmaları mümkündür. Diğer kurum ve kuruluşlarda muhafaza işlemi mükelleflerimizin isteğine bağlı olup esas muhafaza sorumluluğu mükelleflerimizin kendisinde bulunmaktadır.

e-İrsaliye hizmetinden yararlanmak için yapılan başvurular için GİB’ e herhangi bir ücret ödemesi yapılır mı?

e-İrsaliye uygulamasına ilişkin GİB’e başvuru işlemi nedeniyle herhangi bir ücret ödenmesi söz konusu değildir. Sadece elektronik ortamda başvuruların gerçekleştirilmesi amacıyla temin edilecek elektronik imza veya mali mühürlerin elektronik imza sağlayıcıları ile Tübitak Kamu SM ye ücret ödenmektedir. Başvuru işlemlerinde GİB PORTAL yöntemi ile uygulamadan yararlanmak istediğini belirterek uygulamaya dahil olan mükelleflerin, GİB PORTAL yöntemini kullanma süresinde de herhangi bir şekilde GİB’e bir ücret ödenmesi söz konusu değildir, tamamen ücretsizdir.

e-İrsaliye uygulaması için ayrı bir Mali Mührün temin edilmesi zorunlu mudur?

e-İrsaliye uygulamasına hali hazırda e-Fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olan kayıtlı kullanıcılar dahil olabileceğinden ve e-Fatura uygulaması nedeniyle de gerçek kişilerin elektronik imzaya tüzel kişilerin de mali mühüre sahip olması nedeniyle, e-İrsaliye uygulaması için ayrı elektronik imza veya mali mühür kullanılmasına gerek olmayıp, mevcut imza araçları kullanılabilecektir.

Gerçek kişiler elektronik İmzasını veya mali mührünü kimlerden temin edebilir?

Gerçek kişilerce kullanılabilecek Elektronik İmza araçları, Bilgi Teknolojileri Kurumu tarafından yetkilendirilen ve aşağıda linki verilen “Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları” olarak belirtilen kuruluşlardan temin edilmesi gerekmektedir. Ancak Vergi Usul Kanunu ve Tebliğleri ile hayata geçirilen e-Fatura, e-İrsaliye, e-Arşiv Fatura, e-Bilet, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu, e-Defter uygulamalar kapsamında kullanılmak üzere Tübitak Kamu Sertifikasyon merkezinden MALİ MÜHÜR temin ederek de kullanmaları mümkündür. https://www.btk.gov.tr/elektronik-sertifika-hizmet-saglayicilari http://mm.kamusm.gov.tr/

Gerçek veya Tüzel Kişiler MALİ MÜHÜR’ü nasıl temin eder?

Gerçek veya Tüzel Kişiler Vergi Usul Kanunu ve Tebliğleri ile hayata geçirilen e-Fatura, e-İrsaliye, e-Arşiv Fatura, e-Bilet, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu, e-Defter uygulamalar kapsamında kullanılmak üzere Tübitak Kamu Sertifikasyon merkezinden MALİ MÜHÜR temin ederek de kullanmaları mümkündür. http://mm.kamusm.gov.tr/

Özel Entegratör kuruluşlardan e-İrsaliye hizmetinden yararlanılacak olması halinde de mali mühür veya elektronik imza alınma zorunluluğu var mıdır?

Özel entegratör kuruluşlardan hizmet alarak elektronik belge uygulamalarından yararlanan mükelleflerimizin, kullanıcı hesaplarının açılması ve kapatılması işlemlerinde kullanılan HR.xml dosyasınin mükellef ve özel entegratör kuruluşlarla birlikte kendilerine ait mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanması gerektiğinden, özel entegratör kuruluşlardan hizmet alarak elektronik belge uygulamalarından yararlanılması durumunda da mükelleflerimizin kendilerine ait elektronik sertifikalara (elektronik imza veya mali mühür) sahip olması gerekmektedir. Bununla birlikte e-İrsaliye Uygulamasından özel entegratör sistemi üzerinden faydalanan mükellefler, uygulamaya dahil olup kullanıcı hesapları özel entegratörleri tarafından tanımlandıktan sonra, düzenleyecekleri e-İrsaliyelerde özel entegratörünün mali mührü ve zaman damgasının kullanılmasını özel entegratöründen talep edebilirler (487 SN VUK GT, 5 inci fıkra). Bu durumda e-İrsaliyelerde, özel entegratörünün mali mührü ve zaman damgasının kullanılması da mümkün olabilecektir.

Sevk tarihi, irsaliye tarihi ile aynı veya ileri bir tarih mi olmalıdır? Yoksa irsaliye tarihinden daha geçmiş bir tarih olabilir mi?

e-İrsaliye malın sevki sırasında yanında bulundurulması gereken bir belge olup, malın fiili sevkinde önce düzenlenmesi gerekmektedir. İrsaliye üzerinde, irsaliyenin düzenlenme tarihine ilave olarak malın fiili sevk tarihinin de belge üzerinde gösterilmesi gerekmektedir. Malın fiili sevk tarihinin, irsaliyenin düzenlenme tarihinden önce olması mümkün değildir.

e-İrsaliye uygulamasına dahil olmak isteyen ve e-Faturada entegrasyon yöntemini kullanan mükellef, e-irsaliyede özel entegrasyon yöntemini seçebilir mi?

Hali hazırda e-Fatura uygulamasına dahil olanlar, e-İrsaliye uygulamasından, farklı bir yöntem ile de yararlanabilir.

e-İrsaliye özel entegratörlük izni almak isteyen mükellefler için başvuru şartları ve gerekli evraklar nelerdir?

Halihazırda Başkanlıktan özel entegratör olarak hizmet vermek için izin alan mükelleflerden, e-İrsaliye özel entegratörlüğü izni almak isteyenlerin, taleplerini içeren bir dilekçe ile posta yolu ile Başkanlığa başvuruda bulunması ve ebelge.gib.gov.tr internet adresinde yer alan test planına uygun olarak testleri başarı ile tamamlaması gerekmektedir. Söz konusu testleri başarı ile tamamlayan mükelleflere e-irsaliye özel entegratörlük izni verilerek ebelge.gib.gov.tr internet adresinde yayınlanacaklardır.

e-İrsaliye uygulamasına geçildiğinde, şubeler arası düzenlenen ya da sadece işlem görmek üzere gönderilen malzemeler için de e-İrsaliye mi düzenlememiz gerekiyor?

e-İrsaliye belgesi yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamdaki “sevk irsaliyesi” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Mevzuat gereği kağıt ortamında sevk irsaliyesi düzenlenmesini gerektiren her durumda (kağıt ortamda da düzenlenmesine izin verilen durumlar hariç); kağıt ortamdaki sevk irsaliyesi yerine e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Bu nedenle aynı işletmenin şubeleri arasındaki mal sevkiyatlarında yada sadece işlem görmek üzere başka mükelleflere gönderilen malzeme sevkiyatlarında normal şartlarda (kağıt irsaliye uygulaması kapsamında da) sevk irsaliyesi düzenlemesi gerektiğinden bu durumlarda sevk edenin e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olduğu durumda düzenlenmesi gereken sevk irsaliyesi belgesi elektronik ortamda düzenlenecek e-İrsaliye belgesi olmak zorundadır.

e-İrsaliye Düzenlendikten sonra, fiili mal sevkiyatı başlamadan önce alıcı malı almaktan vazgeçerse düzenlenen e-İrsaliye ile ilgili ne gibi işlem yapılacaktır? Alıcı dan bir belge almak gerekir mi?

Alıcı malın fiili sevkinden önce söz konusu e-İrsaliye’ye, uygulama üzerinden “RED” İrsaliye Yanıtı gönderebilir. Bu durumda e-İrsaliye iptal edilmiş sayılacağından ayrıca alıcı tarafından bir belge düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır.

Muhtelif müşteriler ibareli e-İrsaliye düzenlenebilecek midir?

Alıcısının malın sevki sırasında bilinmediği durumlarda, matbu sevk irsaliyesinde olduğu gibi, muhtelif müşteriler adına olmak üzere “Muhtelif Müşteriler” tipinde e-İrsaliye düzenlenecek olup, VKN/TCKN alanına 5555555555 yazılmak, Ad-Soyad/unvan bölümüne “muhtelif müşteriler” yazılmak suretiyle e-İrsaliye düzenlenecektir. Ayrıca malın alıcısının biliniyor olmasıyla birlikte, alıcının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumda da matbu kağıt sevk irsaliyesi yerine elektronik ortamda e-İrsaliye düzenlenecektir. Söz konusu e-İrsaliye doğrudan alıcının bilgilerine göre düzenlenecektir. Bu hallerde düzenlenen e-İrsaliyeler, kullanılan yöntem ya da özel entegratörün sunmuş olduğu sistem dahilinde “3900892152” VKN’li “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcı”sına gönderilecektir. Söz konusu alıcısının e-İrsaliye sistemine kayıtlı olmadığı durumlarda düzenlenen e-İrsaliyeler alıcısına sistem içinden iletilmeyecek olup, düzenleyicisi tarafından diğer elektronik ortamlar vasıtasıyla ya da kağıt çıktı verilmek suretiyle teslim edilecektir.

Muhtelif müşterilere yapılan sıcak satışlarda teslim anında e-İrsaliye düzenlenmesinin teknik açıdan mümkün olmaması halinde izlenecek yol nedir?

Söz konusu teslim şeklinde e-İrsaliyenin teknik sebeplerle düzenlenememesi halinde; müşteriye öncelikle matbu sevk irsaliyesi düzenlenecek ve bu irsaliye üzerinde “e-İrsaliye Ayrıca Düzenlenecektir” ibaresine yer verilecektir. Bu şekilde düzenlenen matbu sevk irsaliyelerinin e-İrsaliye’ye en geç izleyen 2 gün içinde dönüştürülmesi zorunludur. Matbu sevk irsaliyesine istinaden daha sonradan düzenlenecek e-İrsaliye’ler GİB tarafından özelleştirilen “MATBUDAN DÖNÜŞTÜRÜLEN E-İRSALİYE” tipinde düzenlenmesi ve bu e-İrsaliye belgesinin ilgili alanında matbu kağıt olarak düzenlenen sevk irsaliyesinin bilgisine (tarih, belge no) yer verilmesi gerekmektedir.

Satışta müşteriye öncelikle e-fatura düzenlenip, sevkiyatın daha sonradan gerçekleştirilecek olması halinde izlenecek yöntem nedir?

487 Sıra Numaralı VUK Genel Tebliğinin 5 inci maddesinde “Sevki yapılacak mala ilişkin olarak e-İrsaliyenin düzenlenmesinden önce e-Fatura düzenlenmiş olması halinde, e-İrsaliye üzerinde e-Faturanın tarih ve belge numarasına da yer verilmesi zorunludur.” şeklinde açıklama yer almakta ve ayrıca VUK 173 Sıra Nolu VUK Genel Tebliğinin C bölümünde yer alan genel açıklamalar nedeniyle, sevkiyat işleminden önce düzenlenen e-Faturalarda malın daha sonra sevk edileceğinin de belirtilmesi gerekmektedir. Bu çerçevede; önce düzenlenen e-Fatura da malın sonradan sevk edileceği bilgisine, daha sonra düzenlenen e-İrsaliye’nin ilgili alanında ise önceden düzenlenmiş e-Faturanın tarih ve belge numarasına yer verilmesi gerekmektedir.

Malın fiili sevkinden önce, fatura düzenlenmişse düzenlenecek faturada malın fiili sevk tarihi ve irsaliye no’su alanı boş bırakılabilir mi?

Malın fiili sevk tarihi ile hangi irsaliye belgesi ile sevk edileceği faturanın düzenlenmesi anında henüz bilinmediğinden, faturadaki ilgili alanlar boş bırakılabilir. Ancak bu durumlarda, sonradan düzenlenecek e-İrsaliye’nin ilgili alanlarında önceden düzenlenen e-Fatura’nın tarih ve belge numarasına yer verilmesi zorunludur. Satılan mallara ilişkin faturaların malın tesliminden önce düzenlendiği ve malın daha sonra sevk edildiği durumlarda; faturayı düzenleyenler faturada malın daha sonra sevk edileceğini belirteceklerdir.

Mağazada yapılan satışlarda, alıcının kendi aracı ile malı mağazadan kendi işyerine kendi sevk etmesi halinde, satıcı tarafından alıcıya düzenlenen eİrsaliye veya İrsaliye yerine geçen e-Fatura’nın kağıt çıktısı, ÖKC e-Fatura bilgi fişi kullanılabilir mi? Bu durumda alıcı mı sevk irsaliyesi düzenleyecektir? Alıcı e-İrsaliye de ise kendine de e-İrsaliye mi düzenleyecektir?

Mevzuat hükümlerine göre irsaliye düzenleme yükümlülüğü malı taşıyan/taşıttırana verilmiştir. Bu kapsamda malın alıcısı tarafından taşındığı/taşıttırıldığı durumda irsaliye belgesinin malın alıcısı tarafından düzenlenmesi gerekmektedir. Bu durumda satıcının, satış işlemini tevsik eden bir belge vermesi yeterli olup söz konusu belge alıcıya elektronik ortamda da iletilen e-Fatura kağıt çıktısı olabileceği gibi mevzuatın izin verdiği hallerde ÖKC’den düzenlenen e-Fatura Bilgi Fişi de olabilir. Bununla birlikte alıcı ile satıcının mutabık kalması ve satıcı tarafından e-İrsaliye’nin (veya irsaliye yerine geçen; e-Fatura’nın kağıt çıktısını, e-Fatura bilgi Fişinin) düzenlenmesi halinde alıcının e-İrsaliye düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır. Malın satıcısı tarafından, alıcıya e-İrsaliye ya da irsaliye yerine geçen e-Fatura’nın kağıt çıktısının verilmesi yeterli olacaktır.

e-İrsaliye’nin sevkiyatın başlatıldığı lokasyondaki altyapı ve teknik imkansızlıklar( örneğin; internetin bulunmaması) nedeniyle malın sevkinden önce düzenlenmesinin mümkün olamadığı hallerde izlenecek yöntem nedir?

e-İrsaliyenin, sevkiyatın başlatıldığı lokasyondaki altyapı ve diğer teknik imkansızlıklar sebebiyle sevkiyatın başlatılmasından önce düzenlenememesi halinde; müşteriye öncelikle matbu sevk irsaliyesi düzenlenerek sevkiyat işlemine başlanacak ancak bu suretle düzenlenecek matbu irsaliye üzerinde “e-İrsaliye Ayrıca Düzenlenecektir” ibaresine yer verilecektir. Bu şekilde düzenlenen matbu sevk irsaliyelerinin e-İrsaliye’ye en geç izleyen 2 gün içinde dönüştürülmesi zorunludur. Matbu sevk irsaliyesine istinaden daha sonradan düzenlenecek e-İrsaliye’ler GİB tarfından özelleştirilen “MATBUDAN DÖNÜŞTÜRÜLEN E-İRSALİYE” tipinde düzenlenmesi ve bu e-İrsaliye belgesinin ilgili alanında matbu kağıt olarak düzenlenen sevk irsaliyesinin bilgisine (tarih, belge no) yer verilmesi gerekmektedir.