Sevk irsaliyesi’nin matbu kağıt ortamda mı yoksa e-İrsaliye olarak mı düzenlenmesi gerektiği hususunda, genel prensip itibariyle “faturanın düzenlenecek tarafın” e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı olup olmadığına bakılması gerekir. Fatura’nın kesileceği mükellef ile sevk irsaliyesinin düzenleneceği mükellef esas itibariyle aynı olması gerekmekte olup, muhatabın e-Fatura ve e-İrsaliye’ye kayıtlı olmadığı durumda düzenlenmesi gereken sevk irsaliyesi e-İrsaliye olamayacaktır, bunun yerine matbu kağıt ortamdaki sevk irsaliyesi veya satıcı e-Arşiv fatura uygulamasında ise irsaliye yerine geçen nitelikteki e-Arşiv Fatura’nın kağıt çıktısı veya irsaliye yerine geçen ÖKC’den düzenlenen e-Arşiv Fatura Bilgi Fişi düzenlenmesi gerekmektedir.

Evet, malın alıcısının e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı olduğu ancak eİrsaliye’ye henüz dahil olmadığı durumda; ya matbu kağıt ortamdaki sevk irsaliyesi veya irsaliye yerine geçen nitelikteki e-Fatura’nın kağıt çıktısı veya irsaliye yerine geçen ÖKC’den düzenlenen e-Fatura Bilgi Fişi düzenlenmesi mümkün bulunmaktadır.

Münhasıran MATBUDAN DÖNÜŞTÜRÜLEN E-İRSALİYE tipinde irsaliyenin düzenleme tarihi ile fiili sevk tarihi ve zamanı matbu irsaliye ile aynı tarih ve zamanları ihtiva etmesi gerekeceğinden, sistem tarih ve zamanından önceki tarihli olarak düzenlenmesi tabiii olarak gerekmektedir. Bu tip e-İrsaliye’lerde sistem zamanı ile düzenleme ve sevk zamanı kontrolü yapılmayacaktır. İlk düzenlenen matbu sevk irsaliyesinde yer alan bilgiler ile daha sonradan oluşturulacak e-İrsaliye’de yer alacak bilgilerin aynı olmasını sağlama sorumluluğu mükelleflere ait bulunmaktadır.

e-İrsaliye uygulamasında “İrsaliye Yanıtı”nın alıcı tarafından sistem üzerinden dönülme zorunluluğu bulunmamaktadır. Buna rağmen sistem üzerinden düzenleyiciye iletilmek üzere iletilen irsaliye yanıtı belgesinde yer verilen bilgilerin esas itibariyle fiilen teslim alınan mal miktar bilgisi ile aynı olması gerekmektedir. Alıcıların fiili teslime ilişkin, ,taraflar arasında tanzim olunan teslim ve tesellüm belgelerine uygun bir şekilde yanıt dönmediğinin anlaşılması halinde, faturaların düzenlenmesine esas olarak, taraflar arasında ıslak imza ve kaşe ile tanzim olunan tevsik ve ispat edici harici diğer belgelerin dikkate alınması gerekmektedir. Söz konusu belgeler ile e-İrsaliye ve yanıtlarının birbiriyle ilişkili şekilde muhafaza ve ibraz edilmesi ve ilgililerce talep edildiğinde sunulabilmesi gerekmektedir.

Söz konusu malların geri getirilmesi işlemi satıcı tarafından yerine getirilmekte olduğundan satıcının, söz konusu malları işletmesine geri getirmesi durumunu tevsik etmek ve yol denetimleri sırasında ibraz edilebilmesini sağlamak üzere yeni bir sevk irsaliyesini kendisine olmak üzere düzenlemesi gerekmektedir. Bu yeni irsaliye, teknik imkanlar elvermesi halinde e-İrsaliye olarak, teknik imkanlar elvermemesi halinde ise öncelikle matbu kağıt ortamdaki sevk irsaliyesi olarak düzenlenecektir. Matbu olarak düzenlenen sevk irsaliyesinin en geç izleyen 2 gün içinde MATBUDAN DÖNÜŞTÜRÜLEN E-İRSALİYE tipinde e-İrsaliye’ye dönüştürülmesi gerekmektedir.

Gerek satılmak üzere gerekse bir bedel mukabili olmaksızın bir işletmeye ait atık ürünlerin (atık motor yağı, atık madeni yağ, atık petrol ürünleri, atık metal, kağıt vb. diğer ürünler) bir başka işletmeye, depoya, atık merkezine vb. lokasyona sevk edilmesi halinde de taşıyan/taşıttıran tarafından sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekmektedir. Bu şekilde atık ürünlerin satış amacıyla sevkinde genel esaslardan herhangi bir farkı olmaksızın, taşımayı yapan veya yaptıran tarafından sevk irsaliyesine bağlanacaktır. Bu tip irsaliyelerin genel bir mal sevkiyatı için düzenlenen irsaliyelerden herhangi bir farkı bulunmamaktadır. Ancak, satış amaçlı olmayan ve bir bedel mukabili olmaksızın atıkların imhası amacıyla bir noktadan diğer bir noktaya sevk edilen atık ürünler için taşıyan/taşıttıran tarafından düzenlenecek sevk irsaliyesinde atık ürünün imhası amacıyla sevk edildiğini belirten açıklamalara (e-İrsaliye olması durumunda not açıklama alanına) yer verilmesi gerekmektedir. Bununla birlikte belirtilen atıkların ilgili mevzuatlarında belirtilen (Çevre ve Şehircilik Bakanlığınca yayımlanan atık ürünlerin sevki, taşınması, depolanması ve imhasına ilişkin yayımlanan yönetmelik veya diğer idari düzenlemelerinde) şekilde ilgili taşıma izni, yetkisi bulunan firmalar tarafından taşınması sırasında ilgili mevzuat düzenlemesi uyarınca düzenlenen diğer belgeler (Atık Taşıma Formu vb. ) de sevk irsaliyesi yerine geçen belge olarak kabul edilebilecektir. Bu belgelerin sevk sırasında ibraz edilmesi halinde ayrıca sevk irsaliyesi aranmayacaktır.

Hükmen teslim bilindiği gibi mülkiyeti altında bulunan bir malın özel bir sebebe binaen zilyetliğinin iktisap edilmesi durumudur. Örneğin, Bay (A), mülkiyeti altında bulunan bir malı (B)’ye satmış ancak malı devretmeden ondan kiralamıştır. (B)’nin malını (A)’ya kiralaması durumunda, malın ayrıca teslimine gerek kalmayacak ve (A) malı hükmen teslim almış olacaktır. İşte bu durumda mal hareketi olmayan bir başka ifade ile taşıma veya taşıtmanın söz konusu olmadığı bir satış için irsaliye düzenlenmesine de gerek bulunmamaktadır. Ancak, dileyen işletmeler bu suretle yapılan mal satış miktarlarını dikkate alarak stok takip işlemlerini ERP sistemleri üzerinden takip edebilmek için, sevk irsaliyesi ( e-İrsaliye düzenlenmesi gereken hallerde e-İrsaliye) de düzenleyebilirler.

Kısa elden teslim, eşyayı fer’i zilyet veya zilyet yardımcısı sıfatı ile fiilî hakimiyeti altında bulunduran şahsın karşılıklı irade beyanı ile bir başka nev’i zilyetliği iktisap etmesi veya zilyetlik nev’inin değişmesi halidir. Örneğin; Kiracısı olduğu bir malın mülkiyetinin iktisap edilmesi için karşılıklı irade beyanı yeterli olmaktadır. Dolayısıyla malı önce geri alıp sonra teslim etmek gerekmemektedir. Bu tür olaylar daha çok finansal kiralama sözleşmelerinde (kira süresinin sonunda) ortaya çıkmakta ve bir mal hareketinden söz edilemeyen bu tür zilyetlik iktisabında da irsaliye düzenlenmesi gerekmemektedir. Ancak, dileyen işletmeler bu suretle yapılan mal satış miktarlarını dikkate alarak stok takip işlemlerini ERP sistemleri üzerinden takip edebilmek için, sevk irsaliyesi ( e-İrsaliye düzenlenmesi gereken hallerde e-İrsaliye) de düzenleyebilirler.

Evet, her bir taşıma işi için ayrı ayrı sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekmektedir. Zira, özellikle yol denetimleri sırasında araçta bulunan mallarla araçta bulundurulması gereken sevk irsaliyelerin uyumlu olması gerektiğinden, her bir taşımada taşınan mal miktarı ve taşıma zamanı ile uyumlu olmak üzere ayrı ayrı sevk irsaliyesinin düzenlenmesi gerekmektedir.

Sevk irsaliyesinin düzenlenip, taşımayı ücret karşılığında gerçekleştiren taşıyıcıya da bir örneği verilip taşıma irsaliyesi ile birlikte taşıma sırasında bulundurulacağından, sevk irsaliyesinin özellikle fiili sevk tarihi taşımacıya malların teslim edilip, taşımanın başlatıldığı (taşıma irsaliyesinin düzenlendiği tarih) tarih ile aynı olmalıdır.

Malların hangi sürede alıcıya teslim edilmesi gerektiğine ilişkin herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Taşıma faaliyetinin gerçekleştirildiği araç, güzergah, hava koşulları, lojistik firmasının kapasitesi vb. diğer etmenler malların alıcıya teslim sürelerini değiştirebilmektedir. Ancak genel ilke olarak, satıcısı tarafından alıcısına gönderilmek üzere sevk irsaliyesinin düzenlendiği durumda fiili sevke başlanmasından itibaren 7 günlük süresi içinde faturanın düzenlenmesi gerekmektedir.

Taşıma işinin, lojistik firmaları tarafından yapılması halinde düzenlenecek e-İrsaliye’de lojistik firmasının VKN, Unvan bilgisi yazılmalıdır. Araç ve şoföre ilişkin bilginin bu durumda yazılması zorunlu değildir. Ancak, taşıma işinin bizzat satıcı/alıcının kendi araç ve şoförleri ile yapılması halinde düzenlenecek e-İrsaliye’de araç plaka no ve şoförün bilgilerine yer verilmesi zorunludur.

Fiili sevk zamanında önce söz konusu bilgilerde değişiklik olduğunda, alıcının red yanıtı dönmesi talep edilerek ilk düzenlenen e-İrsaliye’nin iptal edilmesi sağlanabilir. Ancak alıcının red yanıtı dönmediği ve/veya sevkiyat süreci başladıktan sonra söz konusu bilgilerde değişiklik olduğunda, mevcut e-İrsaliye ile ilişkilendirilmek üzere; GİB tarafından belirlenecek yöntem ve usulle e-İrsaliye Araç/Şoför bilgisinin sistem üzerinde güncellemesi/ yeni bilginin de ilave olarak sisteme aktarılması gerekmektedir. Genel prensip, yol denetimlerinde mevcut e- İrsaliye’de ve sisteme ilave olarak girilen araç/şoför bilgileri birlikte değerlendirildiğinde doğru araç ve şoför bilgisine erişilmesidir. GİB, e-İrsaliye araç/şoför bilgilerinin güncellemesinde izlenecek usul ve esasları www.efatura.gov.tr internet adresinde yapacağı duyurularda ve ilgili kılavuzdaaçıklayacaktır.

Hayır, sadece barkod veya karekod bilgisinin bulunması yeterli olmayıp, taşıma sırasında araçta düzenlenen e-İrsaliye’nin bir örnek kağıt çıktısı veya elektronik olarak belge görüntüsünün bulundurulması ve yol denetimi personeline ibraz edilmesi ve bu bilgilere göre ibraz olunan sevk irsaliyesi belgesinin GİB sistemleri üzerinden doğrulanabilmesi gerekmektedir.

Evet, aynı araçla da olsa birbirinde farklı kişi veya kurumlara ve farklı adreslere sevkiyat işlemi gerçekleştirildiğinden her bir alıcı ayrı ayrı değerlendirilerek onlara ait sevk edilen mallar için ayrı ayrı sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekmektedir.

GİB sistemlerinde arıza, bakım veya kesinti olmadığı hallerde düzenlenen bir e-İrsaliye saniyeler mertebesinde GİB sistemlerine ulaşmaktadır. Keza, GİB sistemlerinde bir arıza,bakım veya kesinti olması veya planlı bakım gerçekleştirilecek olması halinde durum www.efatura.gov.tr internet adresinde duyurulmakta olup, bu süreler içinde matbu kağıt irsaliye düzenlenerek sevkiyat işlemlerinin başlatılması mümkün bulunmaktadır. bu şekilde matbu kağıt irsaliye olarak gerçekleştirilen sevkiyatlara ait sevk irsaliyeleri, arıza, bakım veya kesinti hallerini izleyen en geç 2 gün içinde MATBUDAN DÖNÜŞTÜRÜLEN E-İRSALİYE tipinde e-İrsaliye sistemine girilmesi gerekmektedir.

İhracat işlemleri kapsamında e-İrsaliye düzenlenmesi mümkün değildir. Bu nedenle bu kapsamda yapılacak sevkiyatlarda matbu sevk irsaliye belgesinin düzenlenmesi gerekmektedir.

e-İrsaliye uygulaması hali hazırda münhasıran “sevk irsaliyesi” belgesi için başlatılmış olup, ücret mukabili eşya taşımacılığı yapan işletmeler tarafından düzenlenmesi gereken “Taşıma İrsaliyesi” için başlamamış olduğundan taşıma irsaliyelerinin elektronik belge olarak düzenlenmesi mümkün bulunmamaktadır. Ancak GİB tarafından gerekli teknik, mevzuat çalışmalarının tamamlanması müteakip taşıma irsaliyelerinin de elektronik belge olarak düzenlenebilmesi mümkün olabilecektir.

Sevk irsaliyesi belgesi, esas itibariyle işletmeler arası mal sevkiyatını belgelendirmek için tanzim olunan bir belge olup, başlı başına bir teslim veya tesellüm belgesi mahiyeti bulunmamaktadır. Ancak saha gereklilikleri nedeniyle sevk irsaliyelerinde zorunlu bilgilere ilave olarak “Teslim Eden” ve “Teslim Alan” alanlarına bastırılan belgelerde yer verilmekte ve fiili teslimlerde bu alanlar teslim eden ve teslim alanlar tarafından, doldurulup imzalanarak, şerhler düşülerek fiili teslimata ilişkin taraflarca imzalı bir belge (teslim/tesellüm belgesi) olarak da kullanılabilmektedir. e-İrsaliye’nin teknik altyapısı ve alanları itibariyle belge görüntüsünde ve kağıt çıktısı üzerinde ” Teslim Eden” ve “Teslim Alan” alanlarının yer verilmesine her hangi bir engel bulunmamaktadır. Bu minvalde alıcı ile satıcı arasındaki fiili mal teslimatının harici bir belge olarak e-İrsaliye’nin kağıt çıktısı üzerine tarafların ıslak imzası ve açıklamaları eklenerek kullanılması mümkün bulunduğu gibi, sevk irsaliyesi belgesinden ayrı olarak işletmenin ihtiyaçları da dikkate alınarak tasarlanan teslim/tesellüm makbuzları, tutanakları, formlarının da kullanılması mümkün bulunmaktadır. Keza alıcılar tarafından e-İrsaliye sistemi üzerinden iletebilecekleri e-İrsaliye yanıtlarında da (e-İrsaliye yanıtının gönderilmesi zorunlu olmayıp, ihtiyaridir.) haricen düzenlenen ve fiili teslimata ilişkin tarafların mutabık kaldığı bilgileri ihtiva eden harici belgelerde yer alan bilgilere uygun olarak iletilmesi gerekmektedir.