Personel özlük dosyası nedir, nasıl hazırlanır?

İsmail Gemici, İnsan Kaynakları Yöneticisi

Personel özlük dosyasında yer alması gereken evraklarla ilgili internette veya çevrenizde birçok kaynak olduğunu düşünüyorum. Bunların bazılarında neredeyse yüzlerce belgenin gerekli olduğu belirtilmektedir. Hâlbuki bu doğru bir yaklaşım değildir! Peki özlük dosyası konusunda dikkat edilmesi gerekenler neler?

Sosyal Güvenlik Mevzuatı ile yapılan bu düzenlemeler ve son yayınlanan Sosyal Sigortalar İşlemleri Yönetmeliği ve Genel Sağlık Sigortası İşlemleri Yönetmeliği’ni de dikkate alarak düzenlenmesi gereken yasal belge ve ekler konusunda işverenleri ve insan kaynakları çalışanlarını bilgilendirmek amacıyla bu yazımızda “personel özlük dosyası ne demek ve nasıl hazırlanmalıdır?” sorusunu cevaplıyoruz.

Özlük dosyası nedir?

Özlük dosyası, bir işletmenin bünyesinde yer alan her çalışan için gerekli bilgilerin ayrı ayrı tutulması gereken çalışan kayıt dosyasıdır.

4857 sayılı Türk iş kanunu, 75. maddede personel özlük dosyası yönetmelik bilgisi şöyle yer almaktadır: “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

Personel özlük dosyası nasıl hazırlanır?

“Personel özlük dosyasını kim hazırlar?” diye soranlar için; özlük dosyası genellikle şirketlerin insan kaynakları departmanı tarafından tutulur. İlgili departman için “özlük dosyası nasıl tutulur?” sorusuna gelirsek ise burada önemli olan içerik olarak gerekli bilgilerin eksiksiz olmasıdır.

Özlük dosyasının standart bir formatta tutulma zorunluluğu yoktur. Yani, firmalar farklı şekil ve formatlarda özlük dosyalarını hazırlayabilirler. Şirket, formata kendisi karar verebilir.Fakat dosyada, istenilen bilgilerin tümünün doldurulmuş olması zorunludur.

Yukarıda da belirttiğimiz gibi özlük dosyası, her personel için ayrı ayrı tutulan bir kayıttır. Bu nedenle öncelikle olarak departmanlara ait tüm çalışanlar için bir dosya açılması ve bu dosyaya çalışanın “Adı Soyadı” girilmesi işinizi kolaylaştıracaktır.

Ardından, genel bir listeye ihtiyaç vardır. Bu liste, dosyada hangi evraklara yer verileceğine dairdir. Herhangi bir karışıklık olmaması adına her personel için evrak listesi aynı sırada gidilmesi gerekir.

Klasörlerin tümünde kontrol ve takip çizelgesi olmalıdır. Böylece işten ayrılma ve yeni iş başlangıçlarının kaydı gerçekleştirilerek bu gibi durumlarda hangi evrakların dosyaya eklenmesi gerektiği de kolayca belirlenmiş olur.

Bu noktada “personel özlük dosyası ne işe yarar?” sorusu da sıkça karşılaşılan sorular arasındadır. Personel özlük dosyası düzenlemek, işletmeler için bir tercih değil, bir zorunluluktur. Gerektiğinde yetkili kişilerce incelenmesi durumunda, gösterilmesi zorunlu hukuki belgelerdir.

İş verenler, işe yeni başlayan her çalışanından gerekli belgeleri teslim etmesini ister. İstenilen belgeler şirketten şirkete farklılık gösterebilir. Kimi şirketler için sağlık raporu yeterli görülürken kimisi için akciğer filmine kadar detaylı tetkikler talep edilebilir. Çalışan işe başladığı ilk gün bu dosyalar teslim edilir ve ilgili departman tarafından dosyalanır.

Personel özlük işlemlerinin kapsamına neler girer?

Personel özlük dosyası, işe girişlerde, çalışanın işe devam ettiği sürece ve işten ayrılma durumunda düzenlenir. Bir başka deyişle, işçi özlük dosyası sadece iş başlangıcında düzenlenen bir dosya değil, personelin işe devam ettiği sürece de etkin bir şekilde takip edilmesi gerekir.

Örneğin, öğretmen özlük dosyası elden teslim tutanağı ile işçi özlük dosyası farklılık gösterebilir, ek evraklar istenebilir. Çalışan işe başladığı ilk gün bu dosyalar teslim edilir ve ilgili departman tarafından personel dosyası oluşturulur.

Özlük dosyasının saklanma süresi

İşçi özlük dosyasının saklanma süresine ilişkin herhangi bir hüküm bulunmamaktadır. 1475 Sayılı İş Kanunun da yer alan “İşçi Çizelgeleri”nin de saklanma süresine ilişkin herhangi bir hüküm bulunmamaktaydı. Bu nedenle konuya ilişkin olarak doktrinde yer alan görüşlerden yola çıkmak gerekmektedir.

Doktrinde işçi özlük dosyasının saklanma süresine ilişkin olarak bir görüş birliği bulunmaktadır. Bu görüşün dayanağını Borçlar Kanunu’nun 125. maddesi oluşturmaktadır. Bu madde göz önüne alındığında dosyanın saklanma süresinin 10 yıl olduğu söylenebilir.

Ancak dosyada yer alan belgeler hem sayıca hem nitelik bakımından çeşitlilik göstermektedir. Bu nedenle bazı belgelerin saklanma süreleri de farklılık arz etmektedir.

Örneğin, dosyada yer alan ücret hesap pusulasının saklanma süresi 5 yıldır. Diğer bir yandan “Asbestle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik” uyarınca asbestle çalışmalarda çalışacak işçilerin sağlık raporlarının, maruziyetin sona ermesinden itibaren 40 yıl süreyle saklanması gerekmektedir. Bunun yanı sıra “kanserojen ve mutajen maddelerde” çalışacak işçilerin sağlık raporları da 40 yıl süreyle saklanmalıdır.

Personel özlük dosyasında neler bulunur?

Personel özlük dosyasında olması gerekenler aşağıdaki gibidir:

Nüfus cüzdanı fotokopisi
Nüfus kayıt örneği
İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
İş başvuru formu
İkametgah Belgesi
Sağlık raporu
Diploma fotokopisi
Adli sicil kaydı
2 adet vesikalık fotoğraf
Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi
Evli personelin eşinin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri
Erkekler için askerlik durum belgesi
SGK işe giriş bildirgesi

Özel durumlarda olması gereken belgeler

Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
Engelli ise engelli raporunun aslı veya kopyası
18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi
Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay
Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi

Özlük dosyası evrakları nelerdir?

Personel özlük dosyası, sadece işe girerken istenilen bir belge değildir. İşe girişin yanı sıra, personelin çalıştığı süre boyunca aldığı izinler, raporlar, resmi evraklar, ihtar veya disiplin cezaları da bu rapor içerisine eklenir. Yani, personel hakkındaki her yeni gelişme özlük dosyası içerisinde güncellenir. Tabii her şirketin işleyişi birbiri ile aynı olmasa da genel olarak benzer bir yol izlenir.

İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar
İş kazası raporları
Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları
Performans değerlendirme formları
Ücretin kesilmesi ve neden belgesi
Geçici transfer için çalışanın onay belgesi
Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin belgeleri
Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporu
Ücret artışı, terfi yazısı, transfer bildirimi vb. ilgili yazılar
Tutanaklar, uyarılar veya diğer disiplin cezaları

İşten çıkarken özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:

İstifa dilekçesi
Çalışma belgesi
Fesih bildirimi
Haklı fesih durumu var ise bu durumu kanıtlayan belgeler
İşçiye noter tasdikli olarak yapılan bildirimler
SGK işten ayrılışı bildirgesi
İhbarname ve ibraname
Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar

Özlük dosyası tutmamanın cezası

İş Kanunu’nun 104. maddesine göre; özlük dosyalarında bulunması gereken belgelerin, işçilerin özlük dosyalarında bulunmaması ya da işçiler için herhangi bir özlük dosyası tutulmaması durumunda idari para cezası uygulanır. Her işveren, çalışanları için özlük dosyası tutmakla mükelleftir ve işçi özlük dosyası tutmamanın cezası 2021 yılı için 3.064,00 TL‘dir.

Özlük dosyasının kanuni tanımı

İşçi özlük dosyasının kanuni dayanağını, 2003’te yürürlüğe giren 4857 Sayılı İş Kanunu oluşturmaktadır. İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca, işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler.

İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür (İş K. m.75).

Görüldüğü üzere, kanun hükmünde işçi özlük dosyası tanımlanmaktan öte dosyanın işverenin bir yükümlülüğü olduğuna ve dosyada neler bulunması gerektiği hususuna ilişkin genel bir ifadeye yer verilmiştir. Bu bağlamda hazırlamış olduğumuz bu çalışma işçi ile işveren arasındaki hukukun doğuşundan son bulmasına kadar olan tüm konuları ele almıştır.

Özlük dosyasındaki belge ve kayıtların hukuki dayanakları nelerdir?

İşçi özlük dosyasında yer alan belge ve kayıtlar, pozitif hukuk dayanaklarını sadece iş mevzuatından değil genel ve özel nitelikteki diğer mevzuatlardan da almaktadır. Bunlar; Toplu İş Mevzuatı, Sosyal Güvenlik Mevzuatı, Medeni Kanun ve Borçlar Kanunu olarak sıralanabilir.

4857 sayılı İş Kanunun 75. maddesinde düzenlenen işçi özlük dosyası, işveren tarafından çalıştırılan her işçi için ayrı düzenlemek üzere iş ilişkisinin başlangıcı, devamı ve sona ermesine ilişkin gerek İş Kanunu’nda gerek diğer kanunlarda öngörülen belge ve kayıtların yanı sıra kanunlara aykırı olmamak koşuluyla iş ilişkisinin gerekli kıldığı belgelerin de bulunduğu kişisel nitelikte bir dosyadır.

Dosyanın uygulama alanına bakıldığında İş Kanunu kapsamına giren tüm işyerlerinde ve İş Kanunu’na tabi tüm işçiler için zorunlu olduğu görülmektedir. İstisnai olarak süreksiz işlerde çalışan işçiler için dosyanın tutulma yükümlüğü öngörülmemiştir.

Dosya hukuki bir zemine, 2003’te yürürlüğe giren 4857 sayılı İş Kanunu’yla beraber kavuşmuştur. Bununla birlikte düzenleme öncesi işverenlerin, işçi özlük dosyasına benzer bir dosya tuttukları görülmektedir. Ancak kanuni düzenlemeyle tüm işverenlere, genel çerçevesinin kanunla çizildiği bir işçi özlük dosyası tutma zorunluluğu getirilmiştir.

Konuya ilişkin kanun maddesinde işçi özlük dosyasında bulunması gereken belge ve kayıtların neler olduğu tek tek sıralanmamakla beraber İş Kanunu ve diğer kanunlarda öngörülen belge ve kayıtların bulunması gerektiği şeklinde genel bir ifadeye yer verilmiştir.

Bu hüküm ile işverenin tutması gereken belge ve kayıtlar açısından sorumluluğu genişletilmiştir. Bu yüzdendir ki özlük dosyası ve bu dosyayı oluşturan belgelerin matbu olarak muhafaza edilmesi zorunluluğunun yanında dijital ortamda da oluşturulması oldukça önemlidir.

Kaynakça

– 193 Sayılı Gelir Vergisi Kanunu
– 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
– 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
– 6098 Sayılı Borçlar Kanunu
– Sosyal Güvenlik Kurumu, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği

kaynak: https://www.parasut.com/blog/personel-ozluk-dosyasi-nedir