Dijital dönüşümün şirket yönetim süreçlerine etkisi her geçen gün artarken, anonim şirketlerde genel kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine yönelik uygulamalar da önem kazanmaktadır. Özellikle pay sahiplerinin farklı şehirlerde veya ülkelerde bulunması, fiziki katılımın zorlaşması ve kurumsal yönetim ilkelerinin güçlendirilmesi ihtiyacı, elektronik genel kurul uygulamalarını şirketler açısından stratejik bir araç haline getirmiştir.

Bu kapsamda elektronik genel kurul sistemlerinin kurulması ve işletilmesine ilişkin süreçlerde uyulması gereken teknik ve hukuki kriterler, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde belirlenmiş bulunmaktadır. Son dönemde yapılan açıklamalar ise sistem sağlayıcıları ile bu altyapıyı kullanmayı planlayan anonim şirketlerin yükümlülüklerine açıklık getirmektedir.

Elektronik Genel Kurul Sisteminin Önemi

Elektronik Genel Kurul Sistemi, pay sahiplerinin genel kurul toplantılarına uzaktan erişebilmesini, görüş bildirebilmesini, öneri sunabilmesini ve oy kullanabilmesini sağlayan teknolojik altyapıyı ifade etmektedir. Böylece şirket ortakları, fiziki olarak toplantı salonunda bulunmaksızın genel kurul sürecine aktif şekilde katılabilmektedir.

Özellikle kurumsal yapısı gelişmiş şirketlerde pay sahipliği yapısının genişlemesi, elektronik katılım imkanlarını yalnızca bir kolaylık olmaktan çıkarmış, etkin şirket yönetiminin önemli unsurlarından biri haline getirmiştir.

Şirketlerin Tercih Edebileceği Modeller

Anonim şirketler elektronik genel kurul uygulamasından yararlanmak istediklerinde temel olarak iki farklı yöntemden birini tercih edebilmektedir.

İlk yöntemde şirket, elektronik genel kurul altyapısını kendi bünyesinde kurmakta ve tüm teknik süreçleri doğrudan yönetmektedir. Bu model daha fazla teknik yatırım ve uzmanlık gerektirmektedir.

İkinci yöntemde ise şirket, bu alanda faaliyet gösteren ve gerekli şartları sağlayan hizmet sağlayıcılardan destek almak suretiyle elektronik genel kurul süreçlerini yürütmektedir. Bu yaklaşım özellikle teknik altyapı yatırımı yapmak istemeyen şirketler açısından daha uygulanabilir bir çözüm sunmaktadır.

Teknik ve Hukuki Uygunluk Şartı

Elektronik genel kurul sistemlerinin kullanılabilmesi için yalnızca yazılım geliştirilmiş olması yeterli değildir. Kurulan sistemin ilgili mevzuat hükümlerine uygun şekilde çalıştığının teknik ve hukuki açıdan ortaya konulması gerekmektedir.

Bu kapsamda sistemlerin;

• Kimlik doğrulama mekanizmalarına sahip olması,
• Elektronik imza entegrasyonunu desteklemesi,
• Oy kullanma işlemlerini güvenli şekilde gerçekleştirebilmesi,
• Toplantı kayıtlarının saklanabilmesi,
• Veri güvenliğini sağlayabilmesi,
• Yetkisiz erişimleri önleyebilmesi,
• Pay sahiplerinin haklarını eksiksiz kullanabilmesine imkan vermesi

gibi çok sayıda kriteri karşılaması beklenmektedir.

Elektronik ortamda gerçekleştirilecek işlemlerin hukuki geçerliliğinin korunabilmesi açısından bu şartların eksiksiz olarak yerine getirilmesi büyük önem taşımaktadır.

Hizmet Sağlayıcı Şirketlerin Sorumlulukları

Elektronik genel kurul hizmeti sunmak isteyen şirketlerin yalnızca bir yazılım geliştirmesi yeterli değildir. Aynı zamanda geliştirdikleri sistemin mevzuatta öngörülen işleyiş esaslarına uygunluğunu belgelemeleri gerekmektedir.

Bu nedenle hizmet sağlayıcıların;

• Sistem mimarisini mevzuata uygun tasarlamaları,
• Güvenlik testlerini tamamlamaları,
• Teknik uygunluk raporlarını hazırlatmaları,
• İlgili kurum ve kuruluşların incelemelerine hazır hale gelmeleri

gerekmektedir.

Bu süreçler, elektronik genel kurul uygulamalarının güvenilirliğini artırmak ve pay sahiplerinin hak kaybına uğramasını önlemek amacıyla önem taşımaktadır.

Başvuru Süreçlerinde Standardizasyon Hedefi

Elektronik genel kurul uygulamalarının yaygınlaşmasıyla birlikte başvuru süreçlerinde ortaya çıkabilecek farklı uygulamaların önüne geçilmesi amacıyla standart değerlendirme kriterlerinin oluşturulması önem kazanmıştır.

Bu çerçevede hazırlanan değerlendirme listeleri ve başvuru dokümanları sayesinde şirketler, başvuru öncesinde eksikliklerini tespit edebilmekte ve sistemlerini mevzuata uygun hale getirebilmektedir.

Böylece hem inceleme süreçlerinin daha hızlı sonuçlandırılması hem de teknik uyumsuzluklardan kaynaklanan başvuru gecikmelerinin önlenmesi amaçlanmaktadır.

Şirketler Açısından Beklenen Etkiler

Elektronik genel kurul sistemlerine ilişkin süreçlerin daha net hale gelmesi, şirketler açısından önemli avantajlar sağlayacaktır. Özellikle genel kurul organizasyon maliyetlerinin azaltılması, katılım oranlarının artırılması, kurumsal yönetim ilkelerinin güçlendirilmesi ve karar alma süreçlerinin hızlandırılması bakımından elektronik uygulamaların önemi giderek artmaktadır.

Önümüzdeki dönemde dijital şirket yönetimi anlayışının yaygınlaşmasıyla birlikte elektronik genel kurul uygulamalarının daha fazla anonim şirket tarafından tercih edilmesi beklenmektedir. Bu nedenle şirketlerin hem teknik altyapılarını hem de mevzuata uyum süreçlerini şimdiden gözden geçirmelerinde fayda bulunmaktadır.

Sonuç

Elektronik genel kurul sistemleri, anonim şirketlerin yönetim süreçlerinde dijitalleşmenin en önemli araçlarından biri haline gelmiştir. Ancak bu sistemlerin etkin ve güvenli şekilde kullanılabilmesi için yalnızca teknolojik altyapının kurulması yeterli olmayıp, ilgili mevzuat hükümlerine tam uyum sağlanması da zorunludur. Bu nedenle elektronik genel kurul hizmeti sunmak isteyen şirketlerin ve bu sistemi kullanmayı planlayan anonim şirketlerin teknik yeterlilik, veri güvenliği ve hukuki uygunluk konularına azami özen göstermeleri gerekmektedir.

EKLER: “EGKS Başvuru Değerlendirme Kontrol Listesi” ve “Dilekçe Örneği”

kaynak:https://ticaret.gov.tr/ic-ticaret/sirketler/anonim-sirketlerin-genel-kurullarinda-uygulanacak-elektronik-genel-kurul-sistemi-hakkinda-duyuru?utm_source=chatgpt.com