Şenol DÖNDER

Serbest Muhasebeci Mali Müşavir

Giriş

Dijital dönüşümün iş dünyasında yaygınlaşmasıyla birlikte, ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması, işletmeler için önemli bir yenilik haline gelmiştir. Bu bağlamda, Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanan “Elektronik Ortamda Tutulması Gereken Ticari Defterler Hakkında Tebliğ Taslağı” önemli düzenlemeler içermektedir. Bu makalede, tebliğin amacı, kapsamı, dayanakları ve elektronik defterlerin tutulmasına ilişkin usul ve esaslar detaylı bir şekilde ele alınacaktır.

Amaç

Tebliğin temel amacı, belirli ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması zorunluluğu getirilerek, bu defterlerin oluşturulması, saklanması ve ibrazına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Bu düzenleme, işletmelerin dijital dönüşüm sürecini hızlandırmayı ve defter kayıtlarının daha güvenli ve düzenli bir şekilde tutulmasını hedeflemektedir.

Kapsam

Tebliğ, aşağıdaki ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasını kapsamaktadır:

• Pay Defteri
• Yönetim Kurulu Karar Defteri
• Müdürler Kurulu Karar Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Dayanak

Bu tebliğ, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun ilgili maddelerine dayanmaktadır. Bu maddeler, ticari defterlerin tutulması ve saklanmasına ilişkin genel esasları belirlemektedir.

Tanımlar

Tebliğde yer alan önemli tanımlar şunlardır:

• Bakanlık: Ticaret Bakanlığı’nı ifade eder.
• Elektronik Defter: Kanun ve ilgili tebliğ hükümlerine göre tutulan elektronik kayıtların bütünü.
• Elektronik Defter Sistemi (Sistem): Ticaret şirketlerinin defterlerini elektronik ortamda oluşturmasına, tutmasına, saklamasına ve ibrazına imkân sağlayan sistem.
• Ticaret Şirketi (Şirket): Kollektif, komandit, anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatifleri kapsar.

Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması

Elektronik Defterlerin Zorunluluğu

Anonim şirketler ve diğer şirketler, aşağıda belirtilen defterleri elektronik ortamda tutmak zorundadır:

• Pay Defteri
• Yönetim Kurulu Karar Defteri
• Müdürler Kurulu Karar Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Onay Süreci ve Geçiş

Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmaz. Fiziki defter tutan şirketlerin elektronik ortama geçişlerinde mevcut kayıtlar elektronik deftere aktarılacaktır. Bu geçiş sürecinde, işletmelerin kayıtlarının düzgün ve eksiksiz bir şekilde aktarılması önem arz etmektedir.

Güvenlik ve Saklama

Elektronik defterler, güvenli bir şekilde saklanmalı ve gerekli durumlarda ibraz edilebilir olmalıdır. Bu nedenle, elektronik defterlerin oluşturulması ve saklanması sırasında kullanılan sistemlerin güvenlik standartlarına uygun olması gerekmektedir.

Cezalar

Tebliğ taslağı, elektronik defterlerin tutulmasına ilişkin yükümlülüklere uymayan şirketlere uygulanacak cezaları da kapsamaktadır. Bu cezalar, hem idari hem de mali yaptırımları içermektedir.

İdari Cezalar

• Açılış ve Kapanış Onaylarının İhlali: Elektronik defterlerin açılış ve kapanış onaylarının usulüne uygun yapılmaması durumunda, ilgili şirket yetkililerine idari para cezası uygulanacaktır.
• Elektronik Defter Sistemi Kullanımının İhlali: Elektronik defter sisteminin usulüne uygun kullanılmaması ve defterlerin gerektiği şekilde tutulmaması durumunda, şirketlere uyarı ve tekrarı halinde para cezası verilecektir.

Mali Cezalar

• Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulmaması: Belirtilen defterlerin elektronik ortamda tutulmaması durumunda, her bir defter için ayrı ayrı olmak üzere mali para cezası uygulanacaktır.
• Kayıtların Eksik veya Yanıltıcı Olması: Elektronik defterlerde yer alan kayıtların eksik veya yanıltıcı olması durumunda, şirketler mali ceza ile karşı karşıya kalacaklardır.

Sonuç

Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması, işletmelerin dijital dönüşüm sürecini hızlandırmakta ve defter kayıtlarının daha güvenli ve düzenli bir şekilde tutulmasını sağlamaktadır. Tebliğ taslağı, bu sürecin usul ve esaslarını belirleyerek, işletmelere yol göstermekte ve dijitalleşmenin avantajlarından yararlanmalarını teşvik etmektedir.

Elektronik defterlerin oluşturulması ve saklanması, işletmelerin verimliliğini artırmakta ve yasal yükümlülüklerini daha kolay bir şekilde yerine getirmelerini sağlamaktadır. Bu düzenlemeler, işletmelerin gelecekte daha rekabetçi ve yenilikçi olmalarına katkıda bulunacaktır. Ayrıca, tebliğde belirtilen cezalar, işletmelerin yükümlülüklere uymalarını teşvik ederek, düzenlemelerin etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamaktadır.

İlgili Taslak tebliğini indirmek için aşağıdaki linki tıklayınız.

ISLETMENIN_MUHASEBESIYLE_ILGILI_OLMAYAN_TICARI_DEFTERLERIN_ELEKTRONIK_ORTAMDA_TUTULMASI_HAKKINDA_TEBLIG_TASLAGI_407715 (2)